Elektronisch documentenbeheer

Digitalisering van uw bedrijf betekent dat uw archieven en inkomende documenten gedematerialiseerd en in elektronisch formaat omgezet worden.

Alle diensten Contact & Data Center
ENTRA Data Center is de juiste partner voor u
  • Nemen uw archieven (te) veel plaats in?
  • Wilt u uw interne informatiestroom verbeteren?
  • Krijgt u elke dag een groot volume aan inkomende papieren post te verwerken?
  • Wilt u een groot aantal documenten digitaliseren (facturen, werfopvolging, post enz.), klasseren en toegankelijk maken voor een actie, administratieve opvolging of facturatie?
20181218 Photographe entreprise CORALIECARDON AVIQ ENTRA 82

Vereenvoudig uw documentbeheer met ENTRA Data Center.

20181218 Photographe entreprise CORALIECARDON AVIQ ENTRA 83

Of het nu gaat om inkomende post of archieven, ENTRA biedt een totaaloplossing voor de digitalisering van uw documenten.

Elk document moet met zorg worden behandeld. Dit vergt tijd, werk, administratieve discipline en extra werk voor uw medewerkers, bovenop hun gebruikelijke taken. Voor uw documenten en archieven bieden we een digitaliseringsoplossing met een professionele aanpak, die al meer dan 20 jaar berust op de knowhow van onze operatoren (voorbereiding, sortering, invoer, digitalisering, archivering ...) maar ook op het gebruik van doeltreffend materiaal & apparatuur. We verwerken al uw documenten op een efficiënte, gecontroleerde en veilige manier.

Dankzij onze globale oplossing kunt u zich concentreren op uw Core Business, geld besparen en op uw eigen tempo het digitale tijdperk betreden.

Onze diensten

  1. Inkomende post scannen: afhankelijk van uw behoeften ontvangen wij uw documenten per shuttle of stellen we een postbus ter beschikking zodat ze rechtstreeks bij ons aankomen om te worden gescand.

  2. Archieven scannen: onze oplossing omvat de voorbereiding, sortering, identificatie, scannen, gegevensvalidatie en indexering, de levering van de afbeeldingen en de vernietiging van documenten.

  3. Massaal scannen van documenten in digitaal formaat: we scannen alle soorten documenten voor u (mappen, agenda's, klein ticket, plannen enz.)

  4. OCR-verwerking: optische tekenherkenning is een technologie waarmee een document kan worden gescand en omgezet in een voor de computer leesbaar bestand.

  5. Goedkeuring & indexering: de documenten worden geïndexeerd en de door u verstrekte gegevens (klantnummer, factuurbedrag, datum enz.) worden herkend via artificiële intelligentie of handmatige goedkeuring. Deze gegevens worden vervolgens geïntegreerd in uw workflows of digitale archieven.

  6. Post-scan papierverwerking: na het scannen worden de documenten naar u teruggestuurd, gearchiveerd of vernietigd, zoals u het wilt.

Scanning

Onze troeven

  • GDPR

    De bescherming van uw gegevens is van essentieel belang voor ENTRA. We leven de GDPR voor 100% na en kunnen u adviseren bij de procedures.

  • OPLOSSING OP MAAT

    We bestuderen uw bedrijf en uw behoeften teneinde een gepersonaliseerde oplossing voor de verwerking van uw documenten te ontwikkelen die op uw behoeften en documenten is afgestemd.

  • MINDER VERBORGEN KOSTEN

    Wanneer mensen moeten tussenkomen om papier te verwerken of een document terug te vinden, brengt dit aanzienlijke verborgen kosten met zich mee.

  • TOEGANKELIJKE GEGEVENS EN TIJDBESPARING

    Door de gegevens te verwerken en in uw beheersysteem te integreren, zijn ze gemakkelijk toegankelijk. Dit versnelt uw interne processen, optimaliseert de traceerbaarheid van de informatie en vereenvoudigt de documentenstroom tussen uw medewerkers.

  • PLAATSBESPARING

    De huur van een opslagruimte is duur, en ze moet beschermd worden tegen diefstal, brand of overstroming.

  • PRESTATIES

    Dematerialisatie is niet langer een trend, maar een echte hefboom voor de prestaties van bedrijven. Een elektronisch document is vaak veel goedkoper dan zijn papieren tegenhanger.

  • FLEXIBILITEIT

    We scannen de documenten bij ons of bij u ter plaatse. Eenmalige of langdurige opdrachten. We houden de verwerkte documenten beschikbaar om de bedrijfscontinuïteit te vrijwaren.

Entra in cijfers

Sanning 1

50 jaar ervaring

135 medewerkers tot uw dienst

Meer dan 700.000 gescande documenten per jaar

Veelgestelde vragen

Dit zijn de verschillende stappen van de procedure:

1. Documenten ontvangen;

2. Sorteren en voorbereiden;

3. Scannen en gegevensextractie (OCR & goedkeuring);

4. Kwaliteitscontrole: in elk stadium vindt een regelmatige of steekproefsgewijze kwaliteitscontrole plaats;

5. Beveiligde levering (sFTP) van het digitale bestand volgens de modaliteiten, formaten (pdf, jpeg, xml ...) en leveringstermijnen die samen met u werden bepaald. (Voor het beheer van de inkomende post worden de documenten vaak gescand en digitaal geleverd op de dag dat de post wordt ontvangen);

6. Archiveren: we bieden archiveringsoplossingen op korte, middellange en lange termijn. We kunnen papieren post ook veilig vernietigen of (op termijn) bezorgen.

De scanruimte is een beveiligde ruimte. De toegang is beperkt tot personeel met badges en de ruimte is uitgerust met bewakingscamera's. Online archivering is veilig en heel beperkt in de tijd.

We sturen u zo vaak als u maar wilt een rapport van alle gescande documenten toe.

Documenten kunnen worden gescand in 200 of 300 DPI. En in kleur, zwart-wit of grijs, volgens uw instructies. Neem bij problemen met de kwaliteit van onze scans contact op met uw contactpersoon (teamleader), die verantwoordelijk is voor uw project. We zullen snel de nodige stappen ondernemen.

Als we geen brief voor u hebben ontvangen, wordt u per e-mail op de hoogte gesteld.

De scandienst werkt voor alle formaten, van een kasticket tot een A0-document.

Als we uw inkomende post verwerken, moet u voor aangetekende zendingen vooraf een volmacht verstrekken zodat we de post kunnen openmaken.

Indien we door een technisch of ander probleem uw gescande documenten niet kunnen leveren, wordt u per e-mail op de hoogte gebracht.

We bieden diensten aan die u de keuze bieden bij het openen van de post.

U kunt ons vragen om uw volledige postvoorraad of een specifiek item opnieuw te verzenden (zoals een bankkaart, een groene kaart, een in te vullen document, enz.). Stuur ons gewoon een e-mail.

We bepalen samen met u de frequentie van de zendingen: om de maand, om de twee weken, om de week, elke dag.

We kunnen aangetekende brieven in ontvangst nemen. In dit geval bezorgt u ons een kopie van uw volmacht en een kopie van uw identiteitskaart (CNI) of paspoort.