ENTRA Data Center est le partenaire qu'il vous faut si...
Vos archives encombrent de nombreux locaux ?
Vous souhaitez améliorer votre flux d’informations en interne ?
Tous les jours, votre organisation reçoit un volume important de courriers papiers entrant ?
Vous voulez numériser des documents en quantité (factures, suivis de chantier, courrier, ...) pour les classer et les rendre accessibles pour une action, un suivi administratif, ou une facturation ?
Simplifiez la gestion de vos documents grâce à ENTRA Data Center.
Qu’il s’agisse du courrier entrant ou de vos archives, ENTRA vous propose une solution globale pour la numérisation de vos documents.
Chaque document doit être traité avec soin, ce qui demande du temps, du travail et une rigueur administrative, mobilisant vos salariés en plus de leurs missions habituelles. Votre organisation bénéficiera d’une solution de numérisation de vos documents et archives avec une approche métier professionnelle basée sur le savoir-faire de nos opérateurs depuis plus de 20 ans (préparation, tri, saisie, numérisation, archivage,…) mais aussi l’utilisation du matériel & d'outils performants. Nous traitons de manière performante, contrôlée et sécurisée tous vos documents.
Avec notre solution globale, vous pouvez vous centrer sur votre Core Business, vous réalisez des économies et passez à l’ère du digital à votre rythme.
Nos Prestations
Numérisation du courrier entrant : en fonction de vos besoins, nous réceptionnons vos documents par navette ou mettons une boîte postale à disposition pour qu’ils nous arrivent directement afin d'être numérisé.
Scanning d’archives : notre solution comprend la préparation, le tri, l’identification, la numérisation, la validation des données et l’indexation, la livraison des images, pour finir par la destruction des documents.
Numérisation de masse de documents au format digital : nous scannons pour vous tous types de documents (dossiers, agendas, petit ticket, plans,...)
Traitement OCR : la reconnaissance optique de caractères en français, est une technologie qui permet de scanner un document pour le transformer en fichier éditable sur ordinateur.
Validation & indexation : les documents sont indexés et les données que vous avez spécifiées (n° client, montant facture, date…) sont reconnues, soit par intelligence artificielle, soit par validation manuelle. Ces données extraites sont ensuite intégrées dans vos workflows ou archives digitales.
Traitement du papier post-scanning : une fois numérisés les documents seront, selon votre demande, soit retournés chez vous, soit archivés ou détruits.
Nos avantages et forces
RGPD
La protection de vos données est essentielle pour ENTRA : nous sommes totalement conformes au RGPD et nous pourrons vous conseiller durant vos démarches.
Solution personnalisée
Une étude de votre business et de vos besoins est réalisée afin d’élaborer et de mettre en place une solution personnalisée de traitement de vos documents la plus adaptée à vos besoins et aux spécificités de vos documents.
Diminution des coûts cachés
Les interactions humaines pour traiter le papier ou retrouver un document représentent des coûts cachés importants.
Données accessibles et gain de temps
Grâce au traitement des données et l’intégration dans votre système de gestion, les données sont facilement accessibles. Vous accélérez ainsi vos processus internes, optimisez la traçabilité de l'information et fluidifiez la circulation des documents entre vos collaborateurs.
Gain d’espace
La location d’un stock est onéreuse et demande en outre une protection contre le vol, les incendies ou encore les inondations.
Performance
La dématérialisation n'est plus une tendance, il s'agit réellement d'un levier de performance pour les entreprises. Un document électronique est souvent bien moins coûteux que son égal au format papier.
Adaptabilité
Numérisation dans notre centre interne ou dans vos locaux.
Missions ponctuelles ou de long terme.
Maintien de la disponibilité des documents en cours de traitement pour préserver la continuité d’activité.
Quelques chiffres clés
50 ans d'expérience
135 collaborateurs à votre service
Plus de 700 000 documents scannés par an
Quelques références en détail
Comment ENTRA Data Center réalise la numérisation des documents administratifs pour ALSTOM ?
3. Scanning et extraction de données (OCR & Validation) ;
4. Contrôle qualité : un contrôle qualité périodique ou par échantillonnage est effectué à chaque étape;
5. Livraison sécurisée (sFTP) du fichier numérique, selon des modalités, formats (pdf, jpeg, xml…) et délais de livraison définis en concertation avec vous. (Pour la gestion du courrier entrant, généralement, le scan et la livraison numérique se font le jour même de la réception du courrier) ;
6. Archivage : nous proposons des solutions d'archivage à court, moyen et long terme. Nous pouvons également nous charger d'une destruction sécurisée, ou encore vous livrer (à terme) le courrier papier.
L'espace de scanning est une zone sécurisée : l'accès est limité au personnel disposant de badges et l'espace est équipé de caméras de surveillance. L'archivage en ligne est sécurisé et très limité dans le temps.
Nous vous envoyons un reporting de tous les documents scannés, à la fréquence de votre choix.
Les documents peuvent être scannés en 200 ou 300 DPI, ainsi qu’en couleur, noir & blanc ou gris, selon vos consignes. Si vous constatez des problèmes avec la qualité de notre scanning, merci de contacter votre personne de contact unique (team leader), en charge de votre projet. Nous prendrons rapidement les mesures nécessaires.
Si nous n'avons pas reçu de courrier pour vous, vous en serez prévenu par e-mail.
Le Service de Scanning fonctionne pour les documents de tous formats allant d’un ticket de caisse à un document A0.
Si nous traitons votre courrier entrant, pour les Recommandés, il vous faudra au préalable fournir une procuration, stipulant que nous sommes autorisés à les ouvrir.
Si un problème technique ou autre nous empêche de vous livrer vos documents numérisés, vous en serez informé par e-mail.
Nous proposons différents services qui vous laissent le choix sur l'ouverture de vos courriers.
Vous pouvez nous demander de vous réexpédier tout votre stock de courriers ou de vous réexpédier un courrier en particulier (exemple : une carte bancaire, une carte verte d’assurance, un document à remplir, etc.). Il suffit pour cela de nous envoyer un email.
Nous fixons avec vous la fréquence de vos réexpéditions : 1 fois par mois, tous les 15 jours, 1 fois par semaine, tous les jours.
Nous pouvons récupérer les courriers recommandés, vous devez alors nous transmettre la copie de votre procuration accompagnée de la copie de votre carte d'identité (CNI) ou de votre passeport.
