Comment ENTRA Contact Center réalise la prise d'appels entrants pour le service régional des calamités ?

Secteur : public

Contact & Data Center : Customer Care

Études de cas
20210920 Entra 53

Contexte et enjeux

Le SPW a publié un marché public portant sur un service de centre d'appels dans le cadre des inondations survenues les 14, 15, 16 et 24 juillet 2021 en Wallonie et visant à soutenir le service régional des calamités qui fait face à un nombre très important d'appels de personnes sinistrées.

La réponse d'ENTRA Contact Center

ENTRA Contact Center a donc répondu à ce marché et l'a remporté.

Tout d'abord, nos opérateurs ont suivi une formation de 2 jours fournie par le SPW.

Ainsi, nos opérateurs réalisent le traitement des demandes d'aide à la réparation à la suite des inondations. Ils gèrent les appels entrants, les appels perdus, le suivi (rappels pour communication d'un complément d'informations) et la relance pour complétude de dossiers.

Aussi, notre centre d'appels alimente la liste des questions pour les FAQ communiquées par le Service public de Wallonie et complète la liste de demandes d'envoie de formulaire "papier".

Le centre d'appels est opérationnel du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00.

Le numéro vert du SPW est directement redirigé vers notre système de gestion des appels Vocalcom.

Bénéfices

Réactivité : Le centre d'appels a du être activé rapidement à la suite de la publication du marché public.

Reporting : Nous fournissons un reporting journalier par e-mail sous format excel comprenant par exemple le nombre d'appels bruts, reçus, traités, non-traités et abandonnés, l'objet de l'appel, le public cible, ...

Qualité : Nos agents sont experts dans leur domaine professionnel et sont capables d'assimiler énormément d'informations lors de leur formation afin de mener à bien leurs différentes missions.

Encadrement : Nos opérateurs sont encadrés par un business manager (personne de référence) et un team leader (encadrant) sur la mission. Les autres team leader connaissent la base de la mission de manière à pouvoir agir comme back-up ou en soutien si besoin.

Flexibilité : nous formons un minimum de 27% de personnes supplémentaires afin de pallier aux éventuelles absences (congé, maladies, formations,...). De plus, les back up reçoivent au moins 25% de prestations sur la mission dans le but de garder le contact avec celle-ci afin d'être efficaces s'ils doivent être affectés à la mission pour cause d'une absence non planifiée.

Stabilité de l'équipe : ENTRA a pour objectif social de créer de l'emploi. Cette approche propulse donc logiquement la stabilité de notre équipe au centre du projet. Cela nous permet d'avoir un turnover extrêmement faible (4,5% en 2018, 4% en 2019, 6,5% en 2020).